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Digitalisierung

Die Chance für das Personalmanagement

„Digitalisierung – Veränderung auch innerhalb von HR notwendig“

Es vergeht kein Tag, an dem nicht mindestens eine Mail mit dem Thema „Digitalisierung“ ins Haus flattert. Dabei sind wir schon mitten drin im digitalen Wandel. Die Menschen, die noch im letzten Jahrtausend ihr Arbeitsleben begonnen haben, werden noch ein ganz anderes Leben kennengelernt haben. Ich erinnere mich an eine Schulung etwa im Jahr 1995, wo alle Mitarbeiter des Unternehmens Windows 3.11 erlernen sollten. Ein Tagesordnungpunkt war: Wie gehe ich mit der Maus um! Heute unvorstellbar! Mein erster digitaler Wandel hatte begonnen – schönere Bildschirme, einfachere Oberflächen… und es gab Excel 😉 Aber es gab auch Kollegen, die große Angst vor der Zukunft bekamen. 

Eigentlich könnten wir uns jetzt zurücklehnen und sagen: „Veränderungen gab es doch schon immer und auch mit dieser werden wir fertig“ – Doch es ist anders geworden. Die Veränderungsgeschwindigkeit ist enorm und die Möglichkeiten größer und die Digitalisierung wird tiefer in unser (Arbeits-)Leben eingreifen. Und genau hier liegt die Chance von HR. Während die Personalabteilungen heute noch in vielen Unternehmen als Verwalter wahrgenommen werden, müssen sie jetzt raus aus dieser Rolle und zum Gestalter werden. Eigentlich auch ein „alter Hut“. Hat das doch bereits in den 90er Jahren Dave Ulrich mit seinem „HR Business Partner-Modell“ gefordert. Mit den heutigen digitalen Veränderungen und Möglichkeiten können Prozesse deutlich schlanker gemacht werden. Das eröffnet Möglichkeiten, wo sich HR als Berater, Partner und unternehmerischer Gestalter beweisen kann.

„Leuchtturm-Prozess finden“

Innerhalb der Personalabteilung gibt es viele Prozesse, die durch Digitalisierung optimiert, beschleunigt und effizienter gemacht werden können. Ein Startprojekt (Leuchtturmprojekt) könnte ein Prozess sein, der häufig durchlaufen wird und viele Ressourcen bindet. Bei der Suche und der späteren Optimierung empfehle ich, dass die Mitarbeiter, die mit dem Prozess im Alltag beschäftigt sind, voll in die Veränderung integriert werden. Sie können viel zu der Offenlegung von Schwachstellen beitragen. Oft kennen sie die Schwachpunkte ganz genau, nur finden sie keine Zeit etwas zu ändern. 

Vielleicht empfiehlt sich der Recruiting-Prozess. Hierauf schaut das gesamte Unternehmen, wie auch externe Bewerber. Wenn HR an dieser Stelle immer wieder zu hören bekommt, dass die „Time-to-hire“ einfach zu lange dauert, nicht die richtigen Bewerber kommen und Sie selbst es nicht mehr schaffen jedem Kandidaten eine Absage zu senden, dann haben Sie hier einen Startpunkt gefunden. Gute IT-Tools helfen Ihnen bei der Optimierung – abgestimmt auf die verschiedenen Ansprüche und die unterschiedlichen Unternehmensgrößen.

Natürlich können Sie auch mit einem kleineren Prozess starten. Vielleicht reicht schon die Umstellung von Papierformularen auf einen digitalen Workflow. Hier ein Beispiel: In einem Unternehmen gibt es Anforderungen für Personal „auf Papier“.  Der anfordernde Bereich füllt dieses Formular aus. Er leitet dieses an seinen Chef weiter, der noch Unterschreiben muss – manchmal müssen noch weitere Personen unterschreiben. Wochen später kommt dieses Formular in der Personalabteilung an und es beginnt das Recruiting. Wie sich der Anforderer nun fühlt, der eigentlich schon längst einen neuen Mitarbeiter benötigte, das kann man sich vorstellen – als Personaler weiß man auch, wer vermutlich die Schuld für die Verzögerung bekommt – „Typisch HR“ heißt es dann so oft. Jetzt ist die Chance etwas zu ändern, den Prozess zu beschleunigen – Transparenz zu schaffen. Ein Gespräch mit dem IT-Administrator kann da helfen. Nach Integration eines Workflows in das Mail-System läuft der Prozess schneller und sehr transparent. Ich glaube, dass jedem an dieser Stelle schnell mehrere Themen einfallen, die man schon lange mal angehen wollte. 

HR als Gestalter für die eigenen Prozesse

Wichtig ist noch, dass sich HR über die eigene Rolle im digitalen Veränderungsprozess im Klaren ist. Häufig bekommen die IT-Verantwortlichen die Aufgabe, einen Prozess umzustellen, der in weitestem Sinne mit IT-Tools verbunden ist. Für mich ist klar, dass HR die Projektleitung übernimmt – es sind HR-Prozesse, die optimiert werden sollen. Der IT-Bereich liefert das Handwerkszeug und den fachlichen Input. Nun ist die IT mal der Business Partner für den Personalbereich. 

Wer die Standardprozesse weitestgehend automatisiert und digitalisiert hat, kann sich jetzt mehr um das Gestalten kümmern – Aufgaben rund um die Belegschaft im Unternehmen. Und wieder die Chance für HR durch die Digitalisierung. Begleiten Sie die Veränderung. Spannende Fragen für die Zukunft können so oder so ähnlich aussehen:

  • Verändert die digitale Kommunikation die Unternehmenskultur
  • Wie und wo arbeiten die Mitarbeiter in Zukunft, welche Arbeitszeitmodelle sind notwendig
  • Welche Qualifikationen müssen Mitarbeiter haben und wie entwickeln wir diese
  • Woher bekommen wir Spezialisten
  • Wie bekommen wir die Betriebsräte mit ins Boot

HR wandelt sich vom Administrator zum Berater, Coach, Mentor, Experten, Change Manager und Business Partner. Wir sollten deshalb alle digitalen Möglichkeiten nutzen, um unsere Arbeit effizienter und kundenfreundlicher zu gestalten. Die Zukunft wird spannend! Die Zeit ist reif für Veränderungen – und HR sollte diese mit steuern!

PersonalMensch Personalberatung

Recruiting – Interim HR Management – HR Projekte/Prozesse

 

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Anmerkung: Allein aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten für alle Geschlechter.

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